Als Phänomen (griechisch für: „Erscheinung“) wird dasjenige bezeichnet, das auftritt, das sich vor uns abspielt, kurz: etwas, was wir als Laien und als Wissenschaftler beobachten können. Kommunikation ist sinnlich, das heißt mit unseren Sinnen erfassbar. Wir sehen, hören und beobachten das Phänomen Kommunikation. Die kommunizierenden Wesen bilden, so wie sie gerade beobachtet werden, das Phänomen Kommunikation. Die Skizze auf der rechten Seite soll dies verdeutlichen.
Ein Phänomen besteht immer in Bezug auf einen oder mehrere Beobachter, der oder die es unter ihren Zielsetzungen und unter Verwendung ihrer Beobachtungskategorien beschreiben. Eine Beobachtungskategorie wäre beispielsweise, dass nur lebende Wesen als Kommunizierende angesehen werden. Unter Anwendung dieser Beobachtungskategorie würden bestimmte Interaktionen unter Tieren als Kommunikation angesehen werden; die Übertragung von Daten zwischen Maschinen dagegen nicht. Die allgemeine Formulierung hierfür lautet „etwas als etwas“: Ein Phänomen wird als etwas bestimmt, wahrgenommen, gesehen, beschrieben usw.
Eine wesentliche Beobachtungskategorie könnte darin bestehen, Kommunikation als einen Gesamtprozess anzusehen, der mehrere lebende Wesen umfasst. (Selbstgespräche würden dann nicht in diese Kategorie fallen, sie würden nicht als Kommunikation angesehen; auch Produktion ohne Einbezug der Rezeption – also Sprechen ohne Einbezug des Hörens, das Produzieren und Senden eines Programms – wäre für sich genommen noch keine Kommunikation.)
Als Begriff wird dasjenige bezeichnet, das bei der Verständigung über ein Phänomen verwendet wird. Es ist die Gesamtheit dessen, was verstanden, vorgestellt, gedacht und mitgedacht wird, wenn im Verständigungsprozess das den Begriff bezeichnende Wort verwendet wird.
Der Begriff Kommunikation umfasst das, was verstanden wird, wenn das Wort „Kommunikation“ gehört oder gelesen, gesagt oder geschrieben wird. Wenn die Begriffe zu unterschiedlich sind, wird Verständigung erschwert. Deshalb müssen sie definiert werden. Wenn Einer unter Kommunikation „Werbung“ versteht, ein Anderer „Gespräch“, ein Dritter „Datenübertragung“, wird Verständigung über dieses Thema erschwert, so lange die Differenz in den Begriffen nicht klar ist.
Um das Phänomen Kommunikation zu beschreiben und den Begriff Kommunikation zu definieren, werden wiederum andere Begriffe benötigt.
Ein Modell ist das Ergebnis einer abstrahierenden und zusammenfassenden Darstellung des Phänomens. Ein Modell entsteht, wenn Begriffe gefunden, Abläufe skizziert und örtliche und zeitliche Zusammenhänge dargestellt werden, noch ohne auf die Frage „Warum“ einzugehen. (Die Frage „Warum“ wird mit Hilfe der Theorie beantwortet.)
Das Modell bildet die Grundlage (oder „Perspektivierung“ oder Abstraktion) für weitere Beobachtungen und Beschreibungen. In der Skizze rechts wären dies weitere Beobachtungen unter den Aspekten Problemstellung und Problemlösung, Interaktion, Leib und Zeichenprozesse. Die Begriffe werden zu Beobachtungskategorien.
Theorien zu bilden bedeutet, Thesen und Hypothesen zu bilden und zu formulieren und einen einsichtigen Zusammenhang in Begriffen, (allgemeinen) Beziehungen und Bedingungen zu formulieren, der Prognosen bezüglich des Beschriebenen ermöglicht.
Theorien sind die Grundlage für Erklärungen. Zu Erklären bedeutet, aus der Theorie (dem Explanans) das beschriebene Phänomen (Explanandum) logisch abzuleiten. Mit der Hilfe von Theorien kann die Frage „Warum?“ beantwortet werden.
Die Methodologie der Wissenschaften besteht darin, die oben genannten Tätigkeiten Beobachten, Beschreiben, Modellieren und Theoretisieren rekursiv („wiederkehrend“) durchzuführen. Dabei hängen diese Tätigkeiten miteinander zusammen. Jeder Wissenschaftler geht bereits mit vorab bestehenden Begriffen, Modellen und Theorien an den Phänomenbereich seiner Disziplin heran. Wenn das erste Modell gebildet ist, wird mit veränderten Beobachtungskategorien weiter beobachtet – und so weiter.
Auch im Alltag gehen wir ähnlich vor.